aanpak van stress bij professioneel team

Van Stress naar Sterkte

ZIPon helpt organisaties effectief te veranderen d.m.v. training en begeleiding voor betere prestaties en meer plezier!
Recentelijk hebben wij voor een internationaal IT bedrijf vier verschillende teams geholpen met verschillende vragen.
We zoomen vandaag in op de volgende vraag;

“De aard van het werk vraagt veel flexibiliteit wat geregeld leidt tot grote stress bij de team leden. Hoe kunnen wij hier beter mee omgaan?.”

 

 

Inleiding

Het centrale thema is hier de omgang met ongewenste langdurige stress. Iets wat ongezond en ongewenst is en daardoor wel wat aandacht verdiend. In dit geval wordt stress ervaren door vrijwel alle teamleden en daarom is voor een gezamenlijke aanpak gekozen.

Omdat persoonlijke factoren belangrijk zijn hebben we informatie nodig van de individuele teamleden. Daarvoor maken wij gebruik van de Life Language methode. Dus wij willen antwoord op de vraag ‘met wie hebben we te maken, hoe is de individuele ervaring van stress?’

Om daar achter te komen nemen wij van alle deelnemers vooraf een Life Language Profiel af. Zo’n profiel geeft inzicht in de communicatievoorkeuren en is een geweldig hulpmiddel gebleken in het ‘kennen van je eigen relatie met stress’ en ook in de interactie met anderen. Van het gehele team kan een profiel worden gemaakt wat voor de leden erg verhelderend werkt. Een teamlid krijgt inzicht in hoeverre hij/zij overeenkomt met het team of juist afwijkt. Voor de methodiek verwijs ik graag naar het boek Communicatie-intelligentie  van Fred en Anna Kendall. Op onze website hebben we een korte introductie opgenomen https://www.zipon.nl/life-languages-communicatie-profiel/

Daarin is van belang dat een ieder scoort op zeven communicatietalen en dat per taal inzicht wordt gegeven in je kwaliteiten, je filtervragen (gekleurde bril), jouw behoeften van anderen, welke passie jou drijft, je sterkste eigenschap, jouw stress signalen en welke essentiële kwaliteiten je nog kunt ontwikkelen. In deze case gaan we vooral in op de stress signalen (distress flares).

 

De uitgangssituatie

 De afdeling bestaat uit 16 IT specialisten die in actie komen zodra de informatie systemen van een organisatie zijn gehackt. Een aantal (afhankelijk van grote van het incident) teamleden gaan dan naar locatie van de klant en zal daar meerdere dagen blijven om de klant bij te staan. Naast een analyse van de impact van de aanval is de focus op mogelijke bescherming en herstel van systemen en data. De gevolgen van een hack kunnen enorm groot zijn en zelfs leiden tot faillissement. Daardoor staat de druk er volledig op. Een organisatie is volledig afhankelijk van de specialisten, wat natuurlijk ook bij hen weer druk oplevert. Ieder incident is weer anders en vraagt om snelheid, vakkundigheid en overwicht om de crisis het hoofd te bieden. Het is van tevoren niet bekend hoelang de inzet bij de klant gaat duren. Lange werkdagen en meerdere nachten niet beschikbaar zijn voor het eigen gezin hoort bij de job. Tussen de incidenten door moet er allerlei werk op kantoor gebeuren.

 

De gekozen aanpak

 Allereerst krijgen de teamleden individueel een gesprek naar aanleiding van hun profiel. Hierin krijgen ze uitleg, maar wordt vooral ingezoomd op wat herkenbaar en relevant is, en hoe ze dit kunnen gebruiken voor hun persoonlijke ontwikkeling.

We hebben besloten om een aantal workshop te houden met het hele team. Vooraf hebben de leden de volgende thuisopdracht uitgewerkt:

• Lees je profiel en focus op de drie talen (van de zeven) waarop je het hoogste scoort. Gezien deze top drie, wat zijn jouw filters, behoeften en passie binnen het team? Wat zijn concrete voorbeelden waarin dit tot uiting komt?
• Ga voor jezelf na wanneer je het afgelopen jaar druk of stress hebt ervaren. Waar kwam dit door? Hoe merkte je dit in je gedrag? Hoe voelde je dit in je lijf? Pak hierbij je Life Languages profiel. Van welke taal schuurde het met je filter, behoefte of passie? Wat waren signalen dat het nog prima ging of juist niet?

Door deze thuisopdracht kreeg een ieder helderheid over het eigen profiel. Dit geeft vaak verrassende inzichten die waardevol zijn voor hen persoonlijke ontwikkeling. In de workshops gaan we vooral in op de relatie tussen de individuele profielen met het groepsprofiel en hoe je met die kennis stress kunt herkennen en verminderen.

 

 Stress herkennen & oorzaken begrijpen

 We begonnen met een rondje over een ieders verwachtingen en een korte opfris sessie aangaande de 7 Life Languages. Na deze intro gaan de teamleden in tweetallen ergens in de ruimte staan om de thuisopdracht met elkaar te bespreken. Doel van deze oefening is dat een teamlid leert om het eigen profiel helder te verwoorden en dat in relatie met de dagelijkse praktijk. Daarnaast leren verschillende teamleden elkaar op een nieuw level kennen wat het groepsproces ten goede komt.

Stress? Ik?

Beiden hebben 5 minuten om iets te vertellen over het eigen profiel. Hoe zijn of haar filters werken, welke behoeften op het werk tot uiting komen en wat bij hem of haar wel en niet goed werkt (do’s & dont’s). Na 10 minuten wisselen ze van samenstelling totdat 3 rondjes zijn voltooid. Zo heeft iedereen in een half uur tijd de kans om het eigen profiel praktisch 3 keer onder woorden te brengen en om 3 collega’s beter te leren kennen. Plenair hebben we vervolgens de meest verrassende ‘learnings’ met elkaar gedeeld. Allerlei mooie bevindingen werden gedeeld. Vele gingen over het besef dat sommige gevoelens met stress te maken bleken te hebben. En dat die gerelateerd zijn aan specifieke behoeften. Het gegeven dat stress te maken heeft met je profiel en dus niet betekend dat je zwak bent. Ook was interessant dat men stress bij collega’s eerder opmerkten dan bij zichzelf. Hierover praten is zoveel beter dan het te verzwijgen. Op het zelf uiten van stress volgde geen oordeel, maar herkenning en meedenken. Mooi om te zien hoeveel er los komt tijdens zo’n korte oefening.

De Stress Monitor is bedoeld om inzicht te geven in iemands stress ontwikkeling. Bij voorbeeld iemand scoort erg hoog op de Life Language ‘Doer’. De Doer is erg goed in het afmaken van allerlei taken die vandaag afgerond moeten worden. De filtervraag van de Doer is ‘doe jij jouw deel?’. Als de Doer geconfronteerd wordt met collega’s die bij voorkeur evalueren of plannen maken, dan kan het zijn dat de Doer in zijn eentje de actielijst te lijf gaat. Dat kan stress veroorzaken. In deze Stress Monitor kun je per kolom aangeven welk GEDRAG en welke GEVOELENS hierbij horen.

Nadat ieder teamlid deze monitor heeft ingevuld gaan ze in viertallen hierover met elkaar in gesprek. Een van de vier beschrijft een stress situatie uit de praktijk terwijl de collega’s vragen stellen. Zie je een link met je talen? Wanneer word het je teveel? Hoe ziet dat eruit? Wat hadden wij voor je kunnen doen? Iedere 10 minuten wordt het stokje overgegeven. De belangrijkste bevindingen van het groepje zetten ze op een flip chart.

Tijdens de plenaire bespreking worden allerlei bevindingen gedeeld waarbij twee zaken in het oog sprongen.

• Allereerst dat langzaam opbouwende stress in een veel vroeger stadium gezien en gevoeld kan worden. Bij zichzelf, maar ook bij de collega’s.
• Ten tweede dat praten met je collega over gedrag van die collega en over je eigen gevoelens heel veel lucht geeft.

 

(Groeps)gedrag en de invloed op stress

Alle individuele profielen opgeteld vormen samen het groepsprofiel. Het schema hieronder geeft de scores hiervan weer. De zeven talen zijn hier onderverdeeld in twee categorieën;  ‘present’ en ‘future’ en in ‘thinking’, ‘feeling’ en ‘action’. Alleen de top twee talen van de teamleden zijn meegenomen.

Uit privacy redenen zijn de namen aangepast. Voor het team was direct zichtbaar wie er afwijkt van het gemiddelde en dus een afwijkend profiel had. Wat zegt dit profiel over het team,  over de dienstverlening en is er een relatie met stress te ontdekken? We zijn uitgebreid ingegaan op de kracht en de uitdagingen van dit team. Vervolgens hebben we verschillende tips besproken.

Enkele voorbeelden van de bevindingen;

1. Enorme cognitieve kracht; om te analyseren, risico’s te doorgronden, kennis te vergaren, grote en complexe projecten te leiden. Dit team rust niet voordat ze begrijpt hoe e.e.a. in elkaar steekt.
2. Planmatig, doelgericht met oog voor de lange termijn.
3. In contact met gevoel, relatiegericht, de behoeften van anderen zien.
4. Innovatieve kracht, moed om grote stappen te zetten.
5. De dagelijkse todo’s lijken gemakkelijk onder te sneeuwen.
6. Verlopen de activiteiten wel gestructureerd genoeg? Praktische zaken als ‘op tijd beginnen’ b.v.
7. Is er wel voldoende oog voor elkaar bemoedigen en enthousiasmeren?

De bespreking leidde tot mooie inzichten. Regelmatig was te horen ‘nu begrijp ik waarom jij toen…..!’. Degenen met een wat afwijkend profiel werden bevestigd en met hen is de vraag besproken wat er nodig is om hun talenten niet onder te laten sneeuwen. Zo ontstond er niet alleen meer begrip voor elkaar, maar ook waardering (iedereen is nodig).

 

Over de lijn

Alle deelnemers staan naast elkaar en krijgen de opdracht om over te steken naar de andere kant (over de lijn) als ze het eens zijn met de voorgelezen stelling. Tijdens de oefening wordt niet gesproken. Iedereen ‘stemt’ met het lichaam en ziet wat de collega’s doen. Zo wordt op een andere manier ervaren wat stress doet in het team.

Om stress te verminderen in het team is het van belang om inzicht te krijgen in de overtuigingen en het gedrag. Stel dat er in het team een overtuiging leeft van ‘door nee te zeggen op een grote klus, laat ik mijn collega’s in de steek’, dan zal dat merkbaar zijn in het gedrag van het team. Er zou standaard ‘ja’ gezegd kunnen worden op een klus, terwijl dit onverantwoord is (gezondheid, privé-situatie, etc). Of iemand die toch geen andere weg ziet dan ‘nee’ zeggen, voelt zich schuldig en wordt daar misschien zelfs op aangekeken door de anderen.

 

Gedrag

Tijdens de oefening ‘krachtenveld analyse’ gaat het team in 2 afzonderlijke groepen inventariseren, bediscussiëren en op flap vastleggen welk gedrag behulpzaam is en welk gedrag belemmerend werkt in relatie tot stress. De 2 groepen presenteren de resultaten aan elkaar en bespreken de verschillen en overeenkomsten. Voornaamste resultaat van deze oefening is dat teamleden zelf veel invloed hebben op de mate van stress door relatief eenvoudige gedragsveranderingen door te voeren. Nu het team dat gezamenlijk heeft vastgesteld is er ook een redelijke kans dat ze elkaar helpend het gedrag ook daadwerkelijk aanpassen.

Na 2 maanden mochten de deelnemers op een nummer gaan staan van 1 tot 10 om te scoren in hoeverre een gedragsverandering is doorgevoerd. In de gevallen waarin dit onvoldoende is gelukt stellen wij de vraag welke overtuiging hier in de weg zou kunnen zitten.

 

Overtuigingen

De vier meest genoemde belemmerende overtuigingen:

1. Ik ben verantwoordelijk.
2. Ik wil dienstbaar zijn.
3. Ik laat het team vallen als ik ‘nee’ zeg.
4. ‘Nee’ zeggen is falen.

De deelnemers kozen de overtuiging die het beste bij hen paste en gezamenlijk bespraken ze een aantal vragen. Vragen zoals ‘hoe belangrijk is deze gedachte voor jou?’, ‘zou je ook zonder kunnen?’, ‘zie je een link met je hoogste talen?’, ‘wat heb je nodig om te veranderen?’, ‘hoe kunnen wij je daarbij helpen?’.

 

Tot slot

Bovenstaande beschrijft een mogelijke aanpak om stress in een team bespreekbaar te maken en te verminderen. De aanpak bleek goed te passen bij dit team. Teamwerk blijft mensenwerk en daarom is het aan te raden om programma en werkmethoden goed af te stemmen op de unieke situatie. Bent je nieuwsgierig naar de mogelijkheden binnen jouw organisatie, stuur dan een mail naar info@zipon.nl